1. Definitioner
En konferens föreligger när konferenslokaler tillhandahålles med eller utan logi och/eller förtäring. Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för konferensen.
Med företag avses den anläggning som levererar konferensen.
En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, samt priset för särskilt beställda tjänster.
2. Beställning
Beställning kan ske muntligen eller skriftligen.
Hotellet skall bekräfta mottagandet av beställningen skriftligt.
Anmärkning
Senast 2 veckor före konferensens början skall beställaren lämna företaget slutlig uppgift om erforderliga hotell- och konferensutrymmen och den konferensutrustning som behövs.
Samtidigt skall beställaren lämna ett konferensprogram med tider för måltidsraster. Vid konferens med logi skall beställaren också lämna företaget namnlista över deltagarna med önskemål om rumsfördelning.
3. Förskott
Ett förskott på 25 procent av bekräftat belopp kan i vissa fall tillämpas.
4. Särskilda önskemål vid beställning
Har beställaren särskilda önskemål vad gäller t ex rökning, husdjur, mathållning eller anpassning av inredning till kunder med funktionshinder, skall dessa framföras redan vid beställningstillfället.
Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.
5. Värdefull egendom
Om beställaren under konferensen önskar medföra egendom av högt värde och förvara denna i företagets förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, skall beställaren upplysa företaget om detta. Vid stöld eller dylikt är företaget ersättningsskyldigt för fulla värdet av egendomen endast i det fall företaget genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.
6. Avbeställning
Vid avbeställning senare än fyra veckor före konferensens början skall beställaren ersätta företaget med 75 %av värdet på beställningen.
Vid avbeställning senare än två veckor före konferensens början skall beställaren ersätta företaget med 100 %av värdet på beställningen.
För konferenser som ej kombineras med logi, d v s dagkonferenser, är mindre justering, max 10%, i antal kostnadsfritt fram till 48h innan ankomst.
7. Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av företaget.
Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta ej rätt till nedsättning av priset.
Betalning skall erläggas enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid senast 20 dagar från fakturadatum. Om betalningsfristen överskrids har företaget rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande diskonto med tillägg av åtta procentenheter.
8. Reservation för prisändringar
- Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är företaget berättigat att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen.
- Om företaget vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som angivits ovan, skall företaget vid bokningstillfället tydligt ange att prisförändringar kan komma att ske.
- Företaget skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.
9. Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför företagets kontroll, berättigar företaget att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.
10. Ansvar för egendom/vållande av skada
Företaget har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i konferenslokaler. Skulle det emellertid visa sig att företaget eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar företaget för den förkomna/skadade egendomen. Företaget ansvarar också för egendom som förvaras i av företaget låst förvaringsutrymme, såvida inte egendomen är av särskilt högt värde.(Se ovan under punkt 5).
Annan skada som vållas beställaren genom försummelse från företagets sida skall ersättas. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller konferensdeltagare genom försummelse vållar företaget.
11. Tvister
För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser, står SHRs Ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. SHRs medlemsföretag har förbundit sig att följa Ansvarsnämndens beslut.
Antogs av Sveriges Hotell- och Restaurangföretagares styrelse 2005-03-15.
Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.
SHR, Sveriges Hotell- och Restaurangföretagare Box 1158 111 81 Stockholm Tel 08-762 74 00
Fax 08-21 58 61 info@shr.se • www.shr.se